Use Case Schule - "Haus und Hof"

Herausforderung in der Praxis

Schulische Verwaltungsaufgaben binden viele Ressourcen bei: Schulleitungen, Lehrern, Hausmeistern, Sekretariaten und Kommunen. Am Beispiel „Haus und Hof“ zeigt sich das Kernproblem bei Prozessen mit vielen Beteiligten aus verschiedenen Organisationen: zum richtigen Zeitpunkt die relevanten Informationen teilen!

Die Lösung mit q·bius

Mit q•bius können wir ALLEN Prozess-Beteiligten ein einfaches Werkzeug an die Hand gaben. Alle Informationen, Daten und Dokumente werden nicht mehr individuell abgelegt, sondern stehen allen zur Verfügung. Damit entfällt das zeitraubende Suchen nach den relevanten Informationen. Und das alles 100% DSGVO-konform und richtig “dosiert” dank leicht konfigurierbaren Zugriffsrechten.

Alle Beteiligten visieren das gleiche Ziel an und wissen über alle abstimmungsrelevanten Daten & Dokumente Bescheid
Bilder und Dokumente sind immer zur Hand, liegen an der richtigen Stelle und werden deshalb auch gut wiedergefunden
Alle Nutzer arbeiten mit einem intuitiven, einfachen Tool, das eigenständig auf die individuellen Bedürfnisse anpassbar ist

Der alltägliche Verwaltungs-Wahnsinn

In der schulischen Verwaltung gibt es zahlreiche Prozesse, bei denen ganz viele Akteure beteiligt sind. Lehrerinnen und Lehrer, Schulleitung, Sekretariat, Hausmeister, städtische Verwaltung mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Fachbereichs Schule und externe Partner. Jede Aufgabe geht damit durch viele Hände: Renovierungen von Räumen, Schadensmeldungen, Möblierung, Gebäude-erhaltende Maßnahmen, Umwidmungen von Räumen, WLAN-Installationen, Schulhofgestaltung, … Und immer dann, wenn viele Stakeholder aus verschiedenen Organisationen beteiligt sind, wird es schnell “strubbelig” und effizient und damit auch ziemlich frustrierend für alle Beteiligten.

q∙bius ist ideal für eine effizientere Kollaboration im Verwaltungsbereich. Denn ein großes Problem insbesondere auch bei Verwaltungsprozessen (nicht nur in Schule) offenbaren verschiedene Studien, die wonach die Hälfte der deutschen “Wissensarbeiter” angeben, dass sie “immer” oder “häufig” erst Informationen suchen müssen, bevor sie mit der Arbeit beginnen können. Im Schnitt wenden sie dafür 6,5h pro Woche auf!

Use Case - Schule "haus & Hof"

Ausgewählte Screenshots

Mit q•bius lässt sich sehr schnell und ohne Programmieraufwand eine umfassende digitale “Haus & Hof”-Verwaltung aufbauen, die die Zusammenarbeit zwischen den Prozess-Beteiligten – auch und insbesondere außerhalb der Schule – unterstützt. Darunter fallen z.B. strukturierte Ablage von Informationen zu Klassen-, Kurs- und Fachräumen, Gebäuden, Lageplänen, Protokollen und Besprechungen sowie Mangel- bzw. Schadensprotokolle.