Warum beschäftigen wir uns mit dem Thema?
Wir treten mit und bei q∙bius an, die Produktivität in Prozessen zu steigern und damit Freiräume für die “wichtigen” Dinge zu schaffen. Schule hat knappe Ressourcen. Unterrichtsausfall, volle Klassen, zum Teil auch steigende Heterogenität in den Klassen und auch neue Integrationsaufgaben (oder Inklussionsaufgaben). Gleichzeitig muss sich Schule weiterentwickeln in einer Welt, die sich immer schneller dreht – die Anforderungen an Lehrende und Lernende verändern sich rapide. Wer Schüler mit vorbereiten soll auf das Leben nach der Schule, muss Schritt halten mit den Veränderungsprozessen und -geschwindigkeit. Das kostet Kraft, Ressourcen und Freiräume. Leider sind für Schulen die Voraussetzungen, hier proaktiv zu werden und nicht hinterherzulaufen, aus verschiedenen Gründen nicht optimal. Ein Grund sind die vielen Aufgaben im Rahmen von Schulverwaltung, für die Schulen nicht immer optimal aufgestellt sind – für die es aber aus unserer Sicht heute schon viele Lösungen gibt.
Mit Bildung kennen wir uns zwar nicht aus. Und wir werden hier auch keinen bildungspolitischen Beitrag leisten. An sich wollen wir eine ganz einfache Formel anwenden: Wenn du Zeit (und Ressourcen) sparst bei Verwaltungsaufgaben, dann schaffst du Freiräume für mehr Bildungsarbeit (und damit auch Chancen für bessere Bildungsarbeit). Aber mal von vorne …
Unsere Wahrnehmung & was keine Lösungen sind
Unser Blick von Außen zeichnet folgendes Bild: Das Verhältnis von Verwaltungsaufwand zu produktivem Unterricht scheint sich zu Lasten des Unterrichts verändert zu haben. Das ist auch ein Ergebnis von eines Regulierungs- und Verordnungsrahmens, auf den Schulen aber kein Monopol besitzen, denn das zieht sich durch viele Lebens-, Wirtschafts- und Verwaltungsbereiche.
Jetzt kann man dem natürlich sehr unterschiedlich begegnen: Meist ist es der Schrei nach mehr Lehrpersonal. Nach unserer Einschätzung ist hier aber die traurige Nachricht: das wird es nicht geben! Auch wenn es Schule (oder in dem Fall die einzelnen Bundesländer als die Verantwortlichen für das Personal an den Schulen) schafft, ausreichend Gelder zu allokiert und ausreichend Ausbildungsplätze an den Universitäten für die Lehrerausbildung zu schaffen, gilt: Schulen werden die nächsten Jahrzehnte in einem ausgetrockneten See nach Fachkräften fischen – genauso wie alle anderen Organisationen und Wirtschaftssubjekte in unserer Volkswirtschaft. Und das wird selbst für Top-Recruiter unfassbar schwer, den eigenen Personalbedarf zu befriedigen. Und das soll jetzt ein eher träges Schulsystem besser hinbekommen? Also alle, die nach mehr Lehrerinnen und Lehrer schreien, bitte ganz schnell aufwachen! Es wird – wie in allen Bereichen – auch bei euch sehr mager werden in den nächsten Jahren und Jahrzehnten.
Ein weiterer Ansatzpunkt ist natürlich zu schauen, wofür brauche ich überhaupt welches Personal? Nehmen wir mal Krankenhäuser. Es ist hier doch so, dass dort ausgebildete Mediziner auch die kaufmännische Verwaltung machen, die interne IT organisieren und für die Öffentlichkeitsarbeit zuständig sind? Finde den Fehler: NEIN, so ist es eben genau nicht. Es arbeiten dort Gesundheitsökonomen, Controller, Mitarbeiter PR, IT-Spezialisten … – also dedizierte Fachkräfte im Management- und Verwaltungsbereich von Krankenhäusern. Und nicht omnipotente Mediziner.
Übertragen auf Schulen – wie regeln wir das in Deutschland? Im Wesentlichen mit Lehrerinnen und Lehrer, die Sonderaufgaben übernehmen. D.h. sie sind dafür nicht ausgebildet und sie fehlen im Unterricht. Sie können sich also nicht auf ihren Kern-Job fokussieren, sondern sie stecken ihre “teure” (zumindest weil knappe) Ressourcen in irgendwelche Nebentätigkeiten an Schulen. Ja, eine Schule ist kein Krankenhaus. Aber auch richtig ist: andere Schulen in anderen Ländern machen es halt anders. Die setzen in einem stärkeren Maße andere Ressourcen ein – neben Lehrerinnen und Lehrern. Und die sind ehrlich gesagt im Allgemeinen auch besser prädestiniert für die Aufgaben und auch günstiger (ohne dass ich hier den vielen Lehrerinnen und Lehrern mit Sonderaufgaben, die sie super erfüllen, gegen den Kopf stoßen möchte).
Ist das eine Lösung: ja vielleicht. Ist die realistisch: NEIN. Denn es erfordert ein Umdenken in den bildungspolitischen Leitplanken und ich hätte da keine Hoffnung, dass es passiert oder schnell passiert.
OK, das geht also alles nicht – aber was geht denn jetzt?
Also heißt die Botschaft: wenn es nicht mehr Personalressourcen gibt, dann liebe Schulen müsst ihr es selbst in die Hand nehmen und im Rahmen eurer Möglichkeiten (und ja: es gibt in Schule viele Limitierungen) schauen, wie ihr an jeder Ecke eures Tuns und Handelns Effizienzen hebt und Dinge mit dem verfügbaren Personal effizienter hinbekommt.
Produktivitätsfortschritte, dort wo sie schnell machbar sind, wirken wahre Wunder. Insbesondere dort, wo der prozessuale Aufwand hoch ist und gleichzeitig der direkte Impact auf Bildungsqualität gering. Deshalb sagen wir: Fokussiert doch auf den Bereich Schulverwaltung und versucht hier möglichst schnell das Maximum an Effizienzfortschritten zu heben. Hier kann Schule zwar nicht komplett frei agieren – aber die Möglichkeiten und Entscheidungskompetenzen sind doch deutlich höher als in anderen Bereichen. Man muss halt machen und radikaler und konsequenter marschieren.
Wenn ich mit gleichem (oder weniger) Personal mehr erreichen möchte, dann funktioniert das nur über Produktivitätszuwächse, sofern es nicht über Mehrarbeit gelöst wird. Diese Regel gilt auch für Schulen, nicht nur Unternehmen. Und mehr Produktivität lässt sich durch konsequentere Digitalisierung erreichen. Und hier eignet sich der Verwaltungsbereich ideal, denn hier habe ich im Allgemeinen gut standardisierbare und wiederkehrende Aufgaben und der manuelle Aufwand ist gleichzeitig noch recht hoch. Das sind klare Indikatoren, das sich hier Potenziale verbergen.
Die Möglichkeiten sind dabei vielfältig. Hier möchten wir auch ganz kurz auf den Einsatz von “No-Code-Tools” eingehen. Die No-Code-Szene ist in den letzten Jahren rasant gewachsen und noch Mitte des letzten Jahrzehnts war No-Code das, was heute die Diskussion rund um KI ist – ein Hypethema. Aus Hype ist aber nun ein große und global sehr relevante Softwareindustrie geworden. Der gesamte Umsatz mit sogenannten No-Code Software liegt mittlerweile bei über 10% vom gesamten globalen Softwareumsatz. Das ist damit eine relevante Softwarekategorie! Aber was ist nun genau No-Code?
Wir haben uns in einem früheren Beitrag https://qbius.de/was-ist-no-code-und-warum-solltest-du-dich-noch-heute-damit-beschaeftigen/ bereits mit No-Code beschäftigt. No-Code ist dabei eine innovative Methode zur Entwicklung von Softwareanwendungen, die die Erstellung komplexer Anwendungen ermöglicht, ohne tiefgreifende Kenntnisse in der traditionellen Programmierung zu besitzen. Es handelt sich dabei um visuelle Entwicklungsumgebungen, die es Anwendern ermöglichen, Anwendungen vergleichsweise einfach zu erstellen und zu konfigurieren. Diese Elemente können beispielsweise Datenbanken, Benutzeroberflächen, Workflows und Logikbausteine sein. Im Wesentlichen zielt No-Code darauf ab, den technischen Aufwand bei der Entwicklung von Software zu minimieren und gleichzeitig die Benutzerfreundlichkeit zu maximieren.
Die Vorteile sind dabei: höhere Unabhängigkeit von IT-Dienstleistern, höhere Anpassungsfähigkeit bei Prozessen, Möglichkeit für die Prozessbeteiligten durch Prozessautomatisierung eigenständig an Prozesseffizienzen zu arbeiten.
Welchen Beitrag kann konkret q∙bius leisten?
Mit q∙bius liefern wir genau so ein No-Code-Tool. q∙bius ist ideal für eine effizientere Kollaboration im Verwaltungsbereich. Denn ein großes Problem insbesondere auch bei Verwaltungsprozessen offenbart die Studie von Lucid Software (Worplace Alignment Survey (2023); https://www.digitalbusiness-cloud.de/projektarbeit-mitarbeiter-benoetigen-einen-tag-pro-woche-fuer-die-informationssuche/). Danach geben 49% der deutschen “Wissensarbeiter” an, dass sie “immer” oder “häufig” erst Informationen suchen müssen, bevor sie mit der Arbeit beginnen können. Im Schnitt wenden sie dafür 6,5h pro Woche auf!
Sicher muss man immer schwierig mit der Übertragbarkeit auf die eigene Situation sein. Aber wenn in dieser Studie ein Potenzial von über 20% benannt wird, dann ist da etwas! Auch in Schulen!
Und mit q∙bius haben wir eine Lösung, die zumindest für bestimmte Aufgabenbereiche in Schule (und schulischer Verwaltung) echte Entlastung und damit mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge schafft. Wir möchten, dass die Zusammenarbeit für Verwaltungsaufgaben effizienter und produktiver läuft. Und das schafft immer Freiräume, um für die Kernaufgabe (bei Schulen: Bildung) mehr Ressourcen zu allokieren. Und damit hilft es zumindest indirekt, die Qualität von Schulen an anderer Stelle zu verbessern.
Lösen wir damit das Kernproblem: NEIN. Lösen wir damit ein zentrales Problem: JA.
Denn insbesondere in der schulischen Verwaltung gibt es zahlreiche Prozesse, bei denen ganz viele Akteure beteiligt sind. Lehrerinnen und Lehrer, Schulleitung, Sekretariat, Hausmeister, städtische Verwaltung mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Fachbereichs Schule, externe Partner, …
Abbildung: Prozessbeteiligte am Beispiel “Haus und Hof”
Jede Aufgabe geht damit durch viele Hände: Renovierungen von Räumen, Schadensmeldungen, Möblierung, Gebäude-erhaltende Maßnahmen, Umwidmungen von Räumen, WLAN-Installationen, Schulhofgestaltung, … Und immer dann, wenn viele Stakeholder aus verschiedenen Organisationen beteiligt sind, wird es schnell “strubbelig” und effizient und damit auch ziemlich frustrierend für alle Beteiligten.
Wir haben uns das mal angeschaut und hierfür unseren q∙bius Use Case Schule aufgesetzt. Denn durch unseren extrem flexiblen Softwareansatz kann unsere Plattform in jedem Bereich und jeder “Branche” zum Einsatz kommen.
Vorteile unserer Lösung:
- Effizientes Management von Daten und Dokumenten über viele Nutzer – Schulleitung, Hausmeister, kommunale Mitarbeiter, …
- Leicht konfigurierbare Zugriffsrechte ermöglichen das Arbeiten an einem gemeinsamen Datenpool
- 100% DSGVO konforme Cloud-Anwendung, die sehr schnell & einfach auf eigene Bedürfnisse angepasst werden kann
- Hohe Flexibilität, volle Kontrolle & Unabhängigkeit durch No-Code-Ansatz
- Einzigartige Kombination aus Flexibilität, Einfachheit, Rechtemanagement & Frontend-Baukasten
