Das Ding ist schon gut
Um es vorweg zunehmen. Ich liebe Excel. Als ich 1999 in der Unternehmensberatung begonnen habe, war Excel für mich ein zentrales Werkzeug für Planungen, Analysen und Modellierungen vieler Art. Und diese Liebe hat die vielen Excel-Häutungen überdauert. Was sich in den über 20 Jahren auch nicht geändert hat: mein Erstaunen darüber, wie häufig Excel in Unternehmen – vom KMU bis zum Großkonzern – zweckentfremdet wird. Denn neben den vielen Stärken von Excel als “Tabellenkalkulationsprogramm” hat Excel als Datenbank bzw. Datenbankanwendung so seine Grenzen …
Microsoft nennt auf seiner Seite mehr als 1,2 Milliarden Office-Nutzer weltweit. Davon dürften viele auch Excel kennen und – mal intensiver, mal weniger intensiv – Excel auch aktiv privat und beruflich anwenden. Ein paar Beispiele gefällig?
- Überblick über die wachsende Vinyl-Platten-Sammlung
- Verwaltung der Mitglieder im lokalen Verein
- Erstellen von Angeboten und die Rechnungsvorbereitung
- Businessplanung für das Unternehmen oder das nächste neue Produkt
- Controlling-Tool
- Ressourcenplanung
Die Aufzählung ließe sich beliebig fortsetzen. Klar, es gibt viele Gründe für den hohen Verbreitungsgrad. Aber definitiv ist Excel einfach zu bedienen und nahezu jeder kann es grundlegend anwenden. Ich bekomme auch relativ leicht alle alle möglichen Daten in Excel importiert. Viele Systeme bieten Exportmöglichkeiten für Excel an, in dem Wissen, das viele Analysen, Nebenrechnungen und Berichte in Excel mal eben schnell aufgesetzt werden können.
Und eigene Daten kann man auch mal eben schnell manuell eingeben. Die Organisation über die Excel-Tabellenmimik mit den Möglichkeiten, Daten auf verschiedenen Tabellenblättern bzw. Reitern zu strukturieren, ist easy gemacht. Einmal in Excel verfügbar, sind die Daten schnell formatiert, neu sortiert, umgeformt, kombiniert und aggregiert. Ich kann damit dann prima rechnen – eine Tabellenkalkulation halt. Genau dafür ist Excel gemacht!
Nicht zuletzt ist Excel ein “eh-da-Tool”. Es ist hoch-verfügbar im privaten und beruflichen Umfeld und lässt sich sehr flexibel für sehr viele Aufgaben einsetzen. Aber ist es auch das richtige Werkzeug für den jeweiligen Anwendungsfall? Da sind erstmal Zweifel angebracht!
Gestern habe ich mit dem Schraubenzieher ‘nen Nagel reingekloppt
Denn Excel hat einige große Schwächen. Das betrifft zum Beispiel die Kollaborationsfähigkeit dieses Werkzeugs. Die Zusammenarbeit innerhalb einer Organisation (oder eines Office-Kontos) funktioniert insoweit, als dass sich Tabellen gut teilen lassen. Das heißt ich kann gemeinsam mit meinen Kollegen auf eine Tabelle und den darin enthaltenen Daten schauen und gemeinsam daran arbeiten. Hoffentlich aber nicht im gleichen Moment im gleichen Feld. Dann kann es nämlich unangenehm werden – im Extremfall gibt es Synchronisationsprobleme zwischen den über OneDrive gespiegelten Dateien.
Sobald ich aber meine Exceldatei mit Usern außerhalb meiner Organisation teile (zum Beispiel Kunden oder Businesspartnern) und dabei auch noch unterschiedliche Zugriffsrechte zuweisen möchte, kommt Excel definitiv an seine Grenzen. Ein Schreibschutz für eine ganze Tabelle zu definieren gehört schon nicht mehr zum Standard-Repertoire vieler Excelnutzer – geht aber. Dezidiertere Vergabe von Zugriffsrechten funktioniert schon nicht mehr. Zum Beispiel alle Kunden haben Zugriff auf jeweils ihre Daten und dürfen diese auch ändern, Businesspartner dürfen bestimmte Daten sehen, aber nicht ändern und Mitglieder meiner Organisation haben vollen Zugriff. Geht halt nicht!
Relationale Tabellen, die in Beziehungen zueinander stehen, lassen sich in Excel auch nur begrenzt abbilden. Also aus der oben genannten Vinyl-Platten-Sammlung, die ich natürlich gerne auch mit anderen Vinyl-Liebhabern teile, verzahne ich mehrere Tabellen miteinander. In einem einfachen Fall verwende ich eine Tabelle mit allen Vinylplatten aus meiner Sammlung, eine weitere Tabelle mit meinen Vinyl-Freunden (und deren Kontaktdaten). Diese beiden Tabellen verschmelze ich dann in einer dritten Tabelle “Ausleihe”. Dabei gilt es sicherzustellen, dass Daten nicht mehrfach redundant eingegeben werden – hier drohe ich bei Excel regelmäßig scheitern.
Das Management von Dokumenten lässt sich über Excel auch nicht gut organisieren. Häufig beinhaltet die Verwaltung von Daten auch die Verwaltung von Dokumenten. Bei meiner oben aufgeführten Vereinsmitglieder- oder Kundenliste möchte ich vielleicht auch direkt vom einzelnen Datensatz auf alle zugeordneten Dokumente wechseln können – und damit die Verbindung zwischen Daten und zugehörigen Dokumenten fixieren. Ohne Dokumente ist der Datensatz einfach nicht vollständig! In Excel bleibt es halt immer eine Tabelle – und in deine Tabelle schnell mal ein Dokument einzubetten oder zu verlinken ist einfach keine robuste Lösung.
Eine Stärke von Excel ist gleichzeitig auch eine große Schwäche: Daten und Layout sind miteinander verbunden. Das heißt die Strukturierung und Ablage meiner Daten entspricht gleichzeitig auch meine Ansicht. Das macht das Arbeiten zwar auf den ersten Blick einfach, ist aber im Sinne einer sauberen “Programmierung” eine Sünde, denn bei Datenbanken werden Daten und deren Darstellung strikt getrennt.
Nicht zuletzt ist Excel auch nicht für beliebige Datenvolumina ausgelegt und erlaubt mehreren zehntausend Zeilen noch ein ruckelfreies Arbeiten. Jeder, der Excel schon einmal für große Datenmengen genutzt hat, kann sich an die Schweißperlen auf der Stirn erinnern, wenn sich der Ladebalken langsam auf 100% hochkämpft. Über die Herausforderungen bei Datensicherung und -wiederherstellung ganz zu schweigen.
Wenn ich also für bestimmte Aufgaben Excel nutze, dann muss ich mit den oben genannten Einschränkungen leben bzw. konkret die daraus entstehenden Risiken aktiv nehmen. Das mag im privaten Umfeld nicht so problematisch sein – dann geht halt mal eine Platte verloren (und ich investiere die 22,90 € neu). Wenn es aber um Geschäftsprozesse, Arbeitseffizienz und Datensicherheit geht, sollte ich nach Alternativen Ausschau halten. Denn ein Schraubenzieher ist ohne Frage ein tolles Tool und ich kann damit auch unter bestimmten Bedingungen einen Nagel reinkloppen – ist aber eher eine Notlösung und einfach nicht das richtige Werkzeug. Sieht Microsoft aber genauso, vgl. hierzu Verwalten von Daten mit Access oder Excel – Microsoft-Support
Eher die ganze Werkzeugkiste einpacken
Möchte ich Daten- und Dokumente verwalten und meine Prozesse beschleunigen, ist Excel häufig nicht das geeignete Werkzeug. Leider, denn dank der großen Flexibilität und Einfachheit von Excel ist der Einsatz für jeden erstmal sehr niederschwellig. Aber wenn ich damit den Nagel nicht in die Betonwand bekomme, hilft es wenig. Hier brauche ich eher eine Datenbankanwendung, mit der ich nicht nur Daten und Dokumente zeitgemäß verwalten kann, sondern auch die oben genannten Herausforderungen meistern kann:
- Zusammenarbeit und Kollaboration
- Zugriffsrechte für verschiedene Stakeholder
- Verwaltung von Dokumenten
- Relationale Tabellen
- Große Datenbanken
Und wenn diese Anwendung dann auch noch die Einfachheit und Flexibilität von Excel hat, dann sind wir schon recht nah am idealen Werkzeug. Und daran arbeiten wir bei q.bius! Mehr zu unserer Lösung findest du hier
